delete, delete, delete. oz, jaz pravim tako, da najprej nekaj naredi, potem pa mogoče poglej maile, ker itak vsi vemo kaj je treba narediti in teh stvari je itak preveč. zakaj bi maile bral danes, če jih lahko jutri :)

nek tak sistem kot ga opisuješ sem tudi sam uporabljal. težava je v tem, da se koncentriraš na napačno stvar in sicer na to, da boš imel urejen/počiščen inbox in rss feede. ampak ali je to res cilj tvojega dela?

aha, sem šel gledat zapis, ki ga na koncu omenjaš… “Trenutno je moj celoten fokus namenjen temu, kako sfurati vse skupaj in preživeti”. brez zamere, ampak wtf? skensli 3/4 stvari pa bo. v čem je problem?

se opravičujem, če je tole zvenelo negativno, ampak res ne razumem ‘uspešnih’ ljudi.

V tem primeru tudi delete, delete, delete ni rešitev, saj korespondence moraš ohranjati v arhivu, zaradi razjasnitve kakšnih težav, ki se pojavijo kdaj kasneje.

Komunikacije so nujne in ne moremo se jim izogniti, lahko se potrudimo vsaj da nam ne pokurijo vse produktivnosti…

nikoli nisem trdil, da sem povsem normalen :P

Moj mailbox je organiziran v tem smislu že odkar uporabljam email. Te dni obsega že prek 70 folderjev v primarnem accountu, ki je le eden od šestih.

Ena stvar, ki sem jo že pogruntal je, da je treba mailing liste in sorodno pričakovano pošto obravnavati drugače kot spontano naključno komunikacijo in spam. Zato imam različne accounte z različnimi seti pravil. Recimo služben mail se mi sortira nekako takole:

* znani pošiljatelji v svoje mape (mašine, cron jobi, skripte)
* naslovljeni osebno name v svojo mapo
* naslovljeni na interne liste v svojo mapo
* neznan spam v inbox
* znan spam direkt v trash.

Zakaj je to broken by design?
* mail nikoli ni bil mišljen za nek organizator in planer
* mail je po dizajnu NEZANESLJIV sistem in kdor se zanaša nanj, si je za svoje probleme kriv sam
* večina mail klientov je obupnih (moje sožalje vsem outlook uporabnikom), recimo *en sam* klient do sedaj je imel imap pravilno implementiran, pa še ta je propadel, ker je bil komercialen (mulberry)
* domet enega email sporočila je zgolj thread id, torej največ kar zna klient početi z mailom je, da ga prikaže na pravilnem mestu v določenem threadu (pa še to najbolj popularnim dela težave); potrebovali bi veliko bolj močno orodje za ustvarjanje relacij med posameznimi sporočili in sorodnimi threadi
* osebno bi vse to rad videl server-side z butastim klientom, da je zadeva enostavno dosegljiva od povsod.

Kot vidiš, se organiziranja časa nisem niti dotaknil. To je čisto drug nabor problemov, ki ga veliko bolje rešujejo za to namenjene aplikacije. Fwdjaj si taske na kak request tracker ali podoben ticketing, bo zadeva takoj bolj smiselna kot nekaj folderjev … Čeprav so vsi ti ticketing sistemi spet narejeni bolj z mislimi na helpdesk okolja. Manjka nekaj vmes, “personal helpdesk” ;) … Do we have a business opportunity? :D

Čeprav polna implementacija mi še vedno ni uspela, pa tudi moj inbox je trenutno cel smetnjak, malo tudi zato, ker outlook res sesa.

Pa še ena bizarnost: prejle sem ugotovil, zakaj si you.go, ko sem ti pisal eno pisemce. ;)

@you.go - se ne strinjam. če bolje razložim - email klient se mi zdi eno slabših orodij za urejanje nalog in prioritet pri delu. zdi se sicer dobro, ampak pomisli, eno najpomembnejši orodij za učinkovito delo (todo listo) uporabljaš v porgramu, ki je vir takega ali drugačnega spama! saj ne rečem, da mail klient ni ok centralno orodje za šefe, vodje projektov… za razvojnike pa je definitivno eno slabših.

generalno je moj princip, da uporabljaš orodja in principe s katerimi dosegaš svoje primarne cilje. vsak šef, ki pa ima probleme s kupom korespondence ipd., pa bi moral imeti tajnico oz .pomočnika (Tim Ferriss princip).

Prva od lastnosti GTD sistema, ki sem jo začel uporabljati je ravno ta “2 min”. Jaz sicer ne gledam na čas, ampak se držim načela, da če mi nekaj ne vzame veliko časa to storim takoj. Sam sem ugotovil ravno to kar opisuješ, da če to nekam prestavim in potem še 2 x preberem sem porabil že več časa kot če bi to naredil takoj.

Druga stvar, ki jo uporabljam je to-do mail. Vedno, ko mi kdo kaj naroči preko telefona, gtalka, msnja si pošljem mail. Seveda če ni izpolnjeno že prvo pravilo sistema (2 min).

Tretja stvar pa je organizacija maila. Poizkusil sem že kar nekaj metod in najuporabnejša se mi zdi metoda sortiranja po osebah. Se pravi ena oseba ena mapa - za maile naslovljene direktno name! V vsako od teh map mi filter avtomatsko sortira maile. Imam pa še kreirano podmapo poslano v vsaki od “oseb”. Če je potrebno kaj pogledati se točno ve kdo je to poslal ali komu je bilo poslano in tako najlažje stvar najdem. Mailliste in določeni drugi pomembni maili so razvrščeni drugače.

Sta pa mi v oko padli dve zanimivi stvari, ki najverjetneje držita in ju bom definitivno preizkusil. To sta preverjanje maila na 30 min in takojšnja (ne)odzivnost na IM.

Sicer pa ja, sem tudi jaz pozabil omenit, da moj Inbox v bistvu ni default inbox, ampak sem si naredil “MyBox”, kamor z rulom letijo maili naslovljeni direktno name, pri mailinglistah pa za sortiranje tudi seveda poskrbijo ruli (ne vem če je bilo to razvidno iz originalnega teksta).

@jaka: Pisemce? Ne vem če sem kaj dobil :)

@Peter: Zato smo pa veseli da ima Mail.app v Leopardu built-in To-do zmogljivosti… Označiš tekst v mailu, klikneš gumb “To-do” in imaš zadevo dodano kot to-do. Ampak to spet zahteva privajanje… In ravno zaradi enostavnega privajanja je uporaba mail klienta najlažji način za začetek organizacije komunikacij. In govorim predvsem o komunikaciji… razvojniki seveda taske oz. tickete vodijo v ločenem sistemu.

@David: Ja, sej pri teh zadevah gre vedno za zdravo-razumske rešitve, samo nekdo nam jih mora vreči v obraz :) Če ne bi bile tako enostavne, bi jih uporabljalo precej manj ljudi…

Sortiranje mailov po osebah meni ni bilo nikoli kul… Težava nastane ko delaš na projektu, kjer sodeluje več ljudi - ko pride eno vprašanje na temo tega projekta, ne veš točno kdo ti je takrat poslal informacijo, veš pa seveda za kateri projekt gre. Zato se mi zdi organizacija po projektih boljša, je pa res da je odvisno od tipa tvojega dela.

Tako ali tako pa se mi v zadnjem času dogaja, da večino zadev mečem samo še v arhiv, nesortirano… Iskalniki po mail klientih so zdaj že tako dobri in predvsem hitri, da hitreje poiščeš mail z iskalnikom, kot pa preklikaš vse mape, kjer bi lahko bil. Tukaj na Macu Mail.app res dela čudeže, na Windowsih je pa v veliko pomoč Google Desktop.

Za situacijo email overload obstaja odličen dodatek za Outlook - Nelson Email Organizer, katerega uporabljam že nekaj let in sem prepričan, da gre za najboljše orodje za obvladovanje mailov. Z njim je mogoče obvladovati prav neverjetne količine mailov, čeprav morda za povprečnega uporabnika zgleda le just another stupid outlook addon …

Za projekte, če jih je veliko, pa je tako ali tako potrebno upgrejdat software + miselnost na resen CRM sistem.

Problem: GTD ničesar ne naredi v smeri DTRT: do the right thing.

GTD omogoča večjo učinkovitost, DTRT pa postavlja temelje za uspešnost. med DTRT ukrepe sodi celo redna uporaba delete tipke, ignora, izklopa telefona. Človek premore toliko drznosti, da začne razmišljat o tem katere stvari bomo počeli in ne samo kako jih bomo (obvladali), ker se pusti okupirati s pomembnimi vprašanji je nedostopen in nedosegljiv, potem čez nekaj časa pride z novo idejo, brez katere ne bi bilo npr. preživetja posla.

Skratka, če samo delaš in tudi če delaš 100% učinkovito, uspeh s tem ni zagotovljen.