Getting Things Done – obvladovanje komunikacij

V zadnjem času opažam, da ima vse več sodelavcev, partnerjev ali znancev neznanske težave z obvladovanjem svojega časa, predvsem z opravljanjem nalog (vodenjem to-do seznama). Pred nekaj meseci sem tudi sam prišel v situacijo, ko sem samo še delal in delal, vendar nisem imel občutka, da sem kaj naredil, zato sem začel iskati način, kako situacijo rešiti.

Če kar naprej delate in nikoli nič ne naredite, časa pa vam vedno zmanjkuje, potrebujete sistem. Sistemu se reče Getting Things Done. To je pravzaprav knjiga avtorja Davida Allena, ki je stara skoraj 5 let, vendar je Allenova metoda šele pred kakšnim letom doživela vzpon in popularnost. V nadaljevanju bom predstavil mojo verzijo sistema Getting Things Done (GTD), nekaj ukrepov za izboljšanje produktivnosti ter moje izkušnje po nekaj mesecih takšnega načina dela. Za boljše razumevanje GTD si preberite še tale zapis na 43folders.

Problemi so dobro znani:

  • vse več e-mailov v inboxu
  • vse več blog objav v RSS readerju
  • vse več telefonskih klicev, dogovorov in obljub
  • vse več nalog in opomnikov
  • vse več vseh komunikacij in informacij, ki jih nismo več sposobni obdelati in si jih zapomniti

Nekoč sem nekje zasledil izjavo, da se je naše življenje spremenilo v “un-boldanje” raznih stvari. Ko zacinglja zvok za nov mail, hitimo unboldati ta mail, da izgine število neprebranih e-mailov. Večkrat na dan preklikamo sezname novih blog postov, da nam ne sveti število neprebranih. Vsakič ko nas nekdo poklika na instant-messaging klientu (Gtalk, MSN…) takoj preverjamo kdo je, da ne govorim o tem, kako nas GSM “sme” zmotiti kadarkoli mu to paše.

Komunikacije, vsaj če so integralni del tvojega delovnika (in dandanes seveda so), so postale neobvladljive. In ko se ti zgodi, da le še un-boldaš maile, vendar z njimi nič ne storiš, da pozabljaš komu moraš kaj odgovoriti, komu kaj narediti, kaj prinesti domov spotoma iz službe, koga poklicati… takrat potrebuješ sistem.

1. korak – Moj Inbox je moj to-do

To je zagotovo najenostavnejši in najlažji način, ki vam bo prinesel veliko spremembo na bolje, če ga še ne uporabljate. V Inboxu svojega mail klienta zadržujte le tiste e-maile, ki od vas zahtevajo neko aktivnost. Če je spam takoj brišite, če e-mail ne zahteva odgovora ali akcije, ga arhivirajte.

Pri nas v podjetju je dolgo veljalo, da se nobenega maila (razen spama) ne briše in da naj Inbox služi kot to-do. Če temu navodilu slediš je to lahko zelo učinkovit sistem, saj točno veš, kaj moraš še postoriti, vsi obdelani e-maili pa so varno spravljeni v arhivu. Toda včasih tudi to ni dovolj.

2. korak – Kategorizacija arhiva

Sicer so iskalniki po mailih vedno boljši, ogromno pomaga tudi Google Desktop, toda včasih je veliko lažje skočiti v eno mapo, kjer je shranjena korespondenca posameznega projekta. Tako lahko hitreje preskeniraš maile in najdeš pravega ali, kar je še bolje, iščeš znotraj te mape.

Jaz sem imel mape razdeljene nekako takole:

  • inbox
    • mailingliste
      • mailinglista 1
      • mailinglista 2
  • arhiv
    • projekti
      • naročnik 1
        • projekt 1
        • projekt 2
      • naročnik 2
    • osebno
      • gesla
      • naročila

Torej v inboxu so maili, ki zahtevajo mojo pozornost.
Znotraj inboxa je posebna mapa mailingliste, ki vsebuje mapo za vsako od mailinglist, na katero prejemam maile. V podjetju imamo namreč vzpostavljenih več mailinglist za interno komuniciranje, na katere so naročeni različni sodelavci, s katerimi sodelujemo na posameznih projektih, oddelkih itd.
Arhiv je razdeljen na projekte in osebne zadeve.
Projekte delim po naročnikih in znotraj tega po potrebi na posamezne projekte.
V osebno mapo gredo osebne korespondence, ločeno pa zbiram različna gesla in potrdila o registraciji ter različna naročila (spletne trgovine, prijave na dogodke ipd.).

Tak enostaven način kategorizacije arhiva omogoča relativno enostavno metanje mailov iz inboxa v ustrezno kategorijo, prihrani pa veliko časa pri iskanju podatkov.

3. korak – Getting Things Done

Zgoraj opisane metode so zelo učinkovite, toda tudi njihov rok trajanja je omejen, če se sporočila v inboxu kar nabirajo in nabirajo. Tam kar naenkrat hraniš vse maile, ki bi jih bilo dobro prebrati, tiste ki zahtevajo da dejansko nekaj narediš, tiste na katere pričakuješ še nek odgovor, podvojene maile, že narejene zadeve, ki jih nisi premaknil v arhiv… Kaj hitro pride do situacije, ko imaš v inboxu spet 150 mailov, ki jih vsakih nekaj tednov sicer uspešno spraviš na 50, vendar jih je že naslednji delovni dan spet 200. Vsaj tako je bilo pri meni. Nato sem zasledil koncept GTD, ki postreže z nekaj zanimivimi ukrepi, jaz pa sem ga nekoliko priredil.

Struktura mojega inboxa je zdaj takšna:

  • inbox
    • mailingliste
      • enaka struktura kot zgoraj
  • action
  • hold
  • archive
    • enaka struktura arhiva kot zgoraj

Pomen oz. namen teh map je:

  • Inbox zero – Imeti 0 (nič) mailov v inboxu je psihološka zmaga nad sistemom. Vsakič ko spraviš inbox na nič si zmagal. Zato je tvoja naloga vsak mail takoj premakniti iz inboxa v ustrezno drugo mapo.
  • action – To so stvari, ki zahtevajo odgovor, branje ali kakšno drugo akcijo. To je tvoj to-do.
  • hold – To so zadeve, ki še niso zaključene, ker še čakaš odgovor ali potrditev nekoga drugega.
  • archive in podrejene mape – To je arhiv, kamor mečeš zadeve iz inboxa ter action in hold map.

Pravila mojega GTD sistema:

Nastavi preverjanje maila na 30 minut.
Večina nas ima nastavljeno preverjanje maila na 5 minut, nekateri celo na 1 minuto. Toda koliko mailov na mesec je takšnih, ki zahtevajo vaš odgovor v manj kot pol ure? Ponavadi jim tako ali tako sledi telefonski klic, ki vas na to opomni. Vse ostalo pa so le nepotrebne motnje v delovnem procesu. Čisto dovolj bo, če se inboxu posvetite le na pol ure, pogumni pa si nastavite preverjanje pošte na eno uro.

Če na e-mail lahko odgovoriš v 2 minutah ali manj, stori to takoj.
Ne premikaj ga v action mapo, saj ti tam po nepotrebnem dela zmedo. Če ga lahko obdelaš v manj kot dveh minutah, je to bistveno manj časa, kot boš kasneje porabil da boš mail še enkrat prebral in nato še enkrat in še enkrat… preden boš nanj odgovoril. Zato stori to takoj.

Če dobiš nalogo po telefonu ali se je spomniš sam, si pošlji e-mail.
Poenotiti moraš svoj sistem in e-mail je zagotovo najbolj univerzalna “platforma” za vodenje nalog. Ker boš vse ljudi težko navadil, da bi ti pošiljali e-maile, si ga pošlji sam. Če pa te kličejo, ko nisi pri računalniku, zahtevaj naj ti nujno pošljejo e-mail. Ko se boš enkrat navadil na sistem, boš želel vse delati po tem sistemu.

Planiraj si e-mail juriše.
Če boš vsakih nekaj minut preverjal dogajanje v e-mail klientu, boš nenehno prekinjal delovni proces. Zato si planiraj “juriše”. Npr. vsako uro se spusti skozi inbox, odgovori na tiste maile, ki ti vzamejo manj kot 2 minuti, ostale prerazporedi in spravi inbox na nulo. Če si zaključil z nalogo, ki si jo zaključeval prej, se zdaj sprehodi skozi action folder in poglej, katere naloge lahko opraviš v manj kot 2 minutah, jih opravi in se nato loti naslednje naloge. Pri tem upoštevaj tudi naslednje pravilo…

E-maile vedno pregleduj od najstarejšega proti najnovejšemu.
Tako se boš izognil temu, da bi opravljal le naloge od danes in včeraj, starejše naloge pa bi se začele nabirati. Vedno skušaj najprej opraviti starejše naloge.

Na koncu dneva je Inbox prazen, hold ažuriran, v naslednjih 15 minutah pa ne moreš urediti nobene zadeve v action mapi.
Preden zaključiš z delom torej še enkrat izprazni Inbox, sprehodi se skozi hold, če je tam še kaj kar bi zdaj lahko premaknil v arhiv, in še enkrat preglej action mapo. Če je tam kaj, kar lahko narediš v naslednjih 15 minutah, se bolj izplača to storiti zdaj, kot čakati na jutri, ko ti bo vzelo vsaj 5-10 minut več. Tako si boš jutri prihranil skoraj pol ure časa.

Vzpostavitev takšnega sistema je proces. Ne pričakuj čarovnije čez noč, toda prve izboljšave bodo občutne takoj. Najpomembnejša stvar je, da Inbox takoj zdaj spraviš na nič in potem skrbiš, da tako tudi ostane. Tu bo največja razlika, četudi le psihološka.

Pri vsem je najpomembnejša disciplina. Prepričati se moraš, da tako res ne gre več naprej in da je čas, da nekaj ukreneš.

Izkušnja, rezultati?

Jaz lahko po nekaj mesecih snovanja, piljenja in uporabe tega sistema rečem, da je izjemno uspešen. Seveda ne živim v idealnem svetu, kjer bi imel inbox prazen, v action mapi pa 5 mailov. To žal ne gre, saj se zaplete ob prvem daljšem sestanku, ali ko te prvič cel dan ni v pisarni. Nabere se cela kopica mailov in spet te čaka mukotrpna naloga sortiranja, odgovarjanja itd.

Kar je pri tem spodbudno je, da stvar postane obvladljiva. Zgodilo se mi je, da sem imel po enem dnevu odsotnosti in po tem, ko sem že pobrisal spam in v arhiv premaknil razne “Hvala” in “OK” maile, v inboxu še vedno več kot 100 mailov. Toda lepota sistema je, da sem zadevo ponovno lahko v pol ure do ene ure spravil na 5 mailov v inboxu in do 30 mailov v action mapi. Torej do popolnoma obvladljive situacije, v kateri se ponovno lahko posvetiš normalnemu opravljanju nalog.

Še nekaj trikov

Na kratko mogoče še nekaj trikov za boljši izkoristek delovnega časa:

five.sentenc.es
Na vsak e-mail odgovori v petih stavkih ali manj. S tem si prihraniš čas in zmanjšaš količino bullshita v mailih. V podpis vključi le povezavo na http://five.sentenc.es/. Lahko uporabiš tudi two-, three- ali four.sentenc.es.

Med delom nastavi računalnik na “mute”
Tako ne boš slišal čisto vsakega boing-boinga, ko prispe nov mail, ko se na IM poveže kateri od kontaktov ali ko te nekdo poklika na IM. Zvočna opozorila so sicer dostikrat koristna, ampak za koncentrirano delo pa jih izključi.

Počakaj minuto preden se oglasiš na IM
Ne potrebuješ se čisto takoj odzvati na vsak “Zdravo, si tukaj?”, ki ga dobiš na IM. Navadi sogovornike naj ti napišejo kaj potrebujejo, ti pa se javi ko boš imel čas. Če je nujno se boš javil čez eno minuto, kar je več kot dovolj hitro.

Ne razvajaj ljudi s tem, da si dosegljiv vsako sekundo
Ko delaš, nastavi status IM na “away” oz. “busy”, telefon na diskretno oz. tiho. Res ne rabiš biti vedno dosegljiv (razen seveda če je to tvoje delo :) ).

Tako, upam, da bom še komu pomagal. Za začetek Frasu, katerega zapis je bil kaplja čez rob, da sem se spravil pisat tale roman :)


About this entry